Una empresa de robótica social e IA para rehabilitación, educación especial y envejecimiento activo, participada de un fondo de venture capital, tenía producto certificado, clientes que pagan y tres verticales con ciclos de venta larguísimos. Lo que no tenía era una forma ordenada de conseguir reuniones. Este es el caso completo, con los números del panel del proyecto, lo que salió bien, lo que no y lo que sigue abierto a octubre de 2026.
Respuesta corta: entre julio y octubre de 2026, en siete sesiones y dos talleres, se pasó de un CRM lleno de direcciones genéricas y ferias sin retorno a bases verificadas por segmento, campañas de email frío de pocas decenas de euros (la primera dio 17 respuestas), eventos trabajados antes de llegar, un CRM dentro de Claude y un blog orientado a cómo busca el cliente. En la última semana analizada salieron tres demos nuevas. Todavía no hay contratos atribuibles en el panel: es un caso en curso.
- El sector: robótica social para rehabilitación, aulas y mayores
- El punto de partida
- Diagnóstico de la primera sesión
- Bases de datos, segmentos y buyer personas
- Email frío: de la primera campaña a un sistema propio
- Licitaciones y eventos trabajados antes de llegar
- Web, blog y SEO
- CRM, seguimiento y embudo
- Herramientas y piezas que se montaron
- Métricas y leads
- Qué ha funcionado, qué no y qué aprendimos
- Próximos pasos
- Qué puede copiar otra empresa del sector
- Preguntas frecuentes
El sector: robótica social para rehabilitación, aulas y mayores
La empresa desarrolla software de robótica social con IA propia, que funciona en un robot físico, en gafas de realidad virtual, en un avatar o en un móvil. Lo usan terapeutas, docentes y cuidadores en sesiones de rehabilitación, estimulación y acompañamiento. Es una spin-off universitaria con producto sanitario certificado, clientes que pagan y participada de un fondo de venture capital, que es por donde llegó la mentoría.
Vende en tres verticales que no se parecen entre sí en casi nada:
- Educación especial: la compra grande la hace la administración por licitación; la pequeña, un colegio privado.
- Mayores y sociosanitario: mandan los grandes grupos de residencias y los adjudicatarios de servicios sociales.
- Salud: el hospital público tiene ciclos larguísimos; el privado se mueve algo más rápido.
Se vende en tres fórmulas: robot con pago único más suscripción al software, suscripción todo incluido sin pago inicial, y una versión 100 % digital (avatar, sin robot) para escalar a domicilios. El robot es lo que engancha en una demo; lo digital, lo que permite crecer sin logística.
Cómo se compra en este sector, a grandes rasgos: quien se entusiasma con el producto casi nunca es quien firma. Lo descubre un terapeuta ocupacional, un logopeda, un fisioterapeuta o un docente; lo decide un director de centro, un director de innovación, un responsable de licitaciones o un cargo de la administración. Entre ambos hay presupuestos anuales, concursos y comités. Por eso elegir bien a quién se ataca vale más que cualquier truco de captación.
El punto de partida
No había un problema de producto: había clientes en las tres verticales (un contrato plurianual con una administración educativa para colegios de educación especial, varios hospitales de una orden hospitalaria privada, un gran grupo sociosanitario, un ayuntamiento pequeño, estudios clínicos con hospitales de referencia y alguna venta suelta en el extranjero). Lo que faltaba era una máquina comercial. Lo que encontramos al empezar, con los números del propio equipo:
- LinkedIn era el mejor canal, pero respondían prescriptores (terapeutas, logopedas, fisios), no decisores.
- Un CRM de pago con 2.000 a 3.000 contactos, un 80 % direcciones genéricas de centro, no personas.
- Una newsletter a unos 400 contactos que en su mayoría no se habían suscrito: email frío desde la herramienta equivocada, que además penaliza las bajas.
- Ferias caras sin retorno: tres años en una gran feria internacional, unos 20.000 € y ningún cierre, más una misión comercial con muchas reuniones y ninguna venta.
- Listas hechas a mano y un CEO llevando a la vez venta, despliegues y visitas. Cualquier sistema tenía que funcionar con poco tiempo del equipo.
Diagnóstico de la primera sesión
La primera sesión, en julio de 2026, dejó una idea: no hay atajos para vender, pero sí se puede elegir a quién atacar. Las decisiones:
Acortar el ciclo eligiendo decisores que cierren en meses, no en años
El hospital público, con ciclos de año y medio, quedó fuera del foco. La prioridad pasó a ser quien puede decidir en unos tres meses: el cliente hospitalario privado que ya confiaba en ellos (para pasar de unos pocos centros a muchos más), los grandes grupos privados de mayores (con el director de innovación o el responsable de licitaciones como interlocutor), los ayuntamientos (por el efecto contagio: cuando uno compra, el de al lado pregunta) y los colegios privados de alto nivel.
Mercados que abren la cartera, por inbound
El mercado doméstico es lento y regatea, así que se planteó mirar a mercados exteriores con más capacidad de compra, pero por inbound: la prospección en frío en muchos países a la vez cansa y rinde poco. Mejor que te encuentren donde ya se buscan productos parecidos y que lleguen los «queremos ser distribuidores».
Activos propios en lugar de pagar por leads
Frente a las ferias de 20.000 €, trabajar los eventos «desde casa»: pedir el listado de asistentes y escribirles antes. Y construir activos: una web satélite de nicho, casos de estudio de los clientes actuales y un sistema para vigilar licitaciones públicas sin buscarlas a mano. Además, la newsletter, solo a quien se ha registrado.
Cada sesión deja tareas con responsable en un panel compartido; al marcarlas, Gerard recibe el aviso. Ese panel es la fuente de todo lo que contamos aquí.
Bases de datos, segmentos y buyer personas
La primera orden de trabajo fue dejar de hacer listas a mano. El equipo dice qué lista necesita y se genera. En las semanas siguientes se entregaron:
- Cuatro bases de centros: 499 hospitales, 2.266 clínicas, 576 centros de pediatría y 7.437 colegios, cada uno con teléfono, email, web, redes y valoración pública cuando existe.
- Listas de colegios y ayuntamientos verificadas: 713 contactos listos para enviar.
- Una base de unos 600 contactos de educación pública que tenía el equipo, para verificarla antes de usarla.
- Decisores de las empresas que ganan licitaciones en el sector de mayores y dependencia: 29 personas en 12 empresas.
- Un documento de licitaciones del sector: activas con órgano, importe y contacto; adjudicadas con la empresa ganadora; grandes contratos de teleasistencia por región; y vías de compra pública de innovación.
Las bases con datos de personas nunca se colgaron en el panel del proyecto: van por una carpeta compartida con permisos. Y una regla que se repitió en cada entrega: ningún email inventado. Los que no aparecen publicados van vacíos y los que vienen de fuente secundaria van marcados, con una columna de fiabilidad que hay que mirar antes de cargar nada en una herramienta de envío.
Los ICP por vertical
En la segunda sesión se fijó a quién se le escribe en cada segmento:
| Segmento | A quién |
|---|---|
| Residencias y grupos de mayores | Director, director de innovación, coordinador de centros o director de proyectos, según el tamaño del grupo. |
| Educación pública | Cargos de la administración educativa o del área de digitalización. |
| Colegios privados | Director general o alguien del gabinete de pedagogía o psicología. |
| Hospitales | Director médico de área, jefes de rehabilitación o neurorrehabilitación, director de innovación; en privados, también gerentes y clínicos referentes. |
| Vía extra | Fundaciones vinculadas a hospitales de rehabilitación. |
Con eso se montaron ocho fichas de buyer persona con dolores, propuesta de valor y por dónde abrir el email, más un one pager. Después se pidió al equipo que rehiciera entre cuatro y seis fichas por su cuenta, incluida la de educación: una ficha que escribe el propio equipo se usa; una que llega de fuera, no tanto.
Licitaciones: entrar por quien las gana
En residencias, centros de día, teleasistencia y ayuda a domicilio no tiene sentido licitar solos. Licitan los grandes adjudicatarios de servicios sociales, que reservan parte del presupuesto a innovación; la jugada es estar en su radar para que te incorporen. En educación se sigue directo con la administración. Por eso la lista de 29 decisores en 12 adjudicatarias pesa más de lo que parece.
Email frío: de la primera campaña a un sistema propio
Los contactos del CRM eran fríos: nadie se había suscrito. Así que se separaron los dos mundos. La newsletter, solo a suscritos reales. La captación, por una plataforma de email frío que genera y verifica sus propias listas y envía desde sus propios dominios.
El arranque, con bloqueos de verdad
Entre la decisión y el primer envío pasaron casi dos semanas porque faltaba la tarjeta en la cuenta, y una sesión se quedó en un punto de situación de 17 minutos. Es lo normal: el primer cuello de botella suele ser un acceso o un pago, no la estrategia. Las reglas de gasto: 10 dólares al día la primera semana, tope de recarga y respuestas redirigidas a un buzón de la empresa.
La primera campaña: 17 respuestas
La campaña se acabó lanzando sola: la plataforma la auto-lanzó pasadas unas horas sin que nadie la hubiera activado. Salió bien, y el aprendizaje fue quitar la recarga automática y dejar solo recargas manuales. Resultado: 17 respuestas de residencias, hospitales y algún ayuntamiento, varias pidiendo directamente información, y una escrita en inglés desde el extranjero. En la sesión del 29 de septiembre se contó así: unos 2.000 emails entre envíos y seguimientos, 57 dólares gastados, unos tres dólares por lead. En la sesión siguiente el gasto atribuible a esa campaña se recontó en unos 30 € y unos 1.000 emails. Damos las dos cifras porque son las que constan en el panel.
Lo primero que se hizo con ese éxito fue pausar la campaña. No porque funcionara mal, sino al revés: primero había que contestar a los 17, y luego reabrir.
Lo que no funcionó: emails largos
En paralelo se probó un envío manual y personalizado a residencias de una zona concreta, aprovechando un evento local gratuito. Salieron 20 emails, no los 50 previstos, y sin respuestas. El diagnóstico no fue el producto, fue la longitud. La corrección: emails de una línea. «¿Te vienes al evento? Es gratuito. Te dejo mi móvil.» Y nada más.
Las reglas que salieron de la práctica
- Que las listas las genere la plataforma y nada sin verificar: cuesta lo mismo y sus leads funcionaban mejor.
- Al director, no a «info@», aunque se dejó como prueba si secretaría llega mejor, porque lo parecía.
- Muchos correos propios se rechazan, y es normal: en sanidad y administración muchos dominios aceptan cualquier dirección y la plataforma no puede confirmarlos sin arriesgarse a rebotes.
- Separar la lista propia de la generada, para saber de dónde sale cada lead.
- Una primera línea que no suene a spam (sin el nombre completo de la empresa destinataria), corregida pidiéndoselo a Claude.
- Todo desde Claude; en la pantalla de la plataforma solo se entra a mirar.
El presupuesto, con datos y no con miedo
En la sesión del 8 de octubre se fijaron 50 € para esa semana, 10 € al día, con tres o cuatro campañas activas y revisión diaria. A 28 de octubre se llevaban unos 120 € gastados desde que se abrió la cuenta, con un tope de entre 10 y 14 € al día, y esa semana salieron tres demos nuevas, una de ellas con un gran grupo internacional de residencias.
Un sistema de envío propio
La última pieza fue montar un sistema de envíos propio, con buzones del propio dominio de la empresa en lugar de una plataforma con dominios ajenos. Gerard lo montó en una noche aprovechando buzones que ya se pagaban y no se usaban: se conectó a cada cuenta, envió a la lista de una feria y construyó la tabla de resultados. Primer envío: 219 emails, con respuestas entrando a la mañana siguiente. La comparación de costes que se hizo en la sesión:
| Concepto | Plataforma de email frío | Sistema propio |
|---|---|---|
| Coste por email | 0,03 € | 0,0089 € |
| 100.000 emails al año | 3.000 € | menos de 1.000 € |
| Remitente | dominios de la plataforma | buzones de la empresa |
La regla para no quemar los buzones: entre 20 y 50 envíos al día por buzón. La plataforma sirve para arrancar; el sistema propio, para cuando ya sabes qué mensaje funciona.
Licitaciones y eventos trabajados antes de llegar
En este sector funciona el cara a cara, no pagar un stand y esperar. El método: conseguir la lista de asistentes o ponentes, escoger a los que interesan y escribirles antes por LinkedIn, email y teléfono para quedar diez minutos. Mejor eventos pequeños y poco tecnológicos: hay menos competencia.
La lista de eventos, con enlaces verificados
Se priorizaron unos diez eventos del año (foros de longevidad y de salud, un congreso de una enfermedad neurodegenerativa, una feria de mayores, jornadas locales), cada uno con fecha, enlace y qué hacer: pedir condiciones de expositor, proponer a Gerard como ponente («salir al escenario cuesta lo mismo que un stand y se ve mucho más») o dejarlo en baja prioridad. Y dos listados de contactos: los 47 ponentes del foro principal y las 40 entidades de un programa de robótica con sus directivos.
El foro de longevidad: 6 objetivos de 75 inscritos
El evento que más se trabajó fue un foro de longevidad de dos días, con 75 asistentes publicados y unos 30 expositores, donde la empresa tenía una demo de diez minutos. La lectura de la lista de inscritos fue honesta: la mayoría eran proveedores y ecosistema; gente que compra de verdad había poca. Se priorizaron 34 objetivos: 6 de prioridad 1, 14 de prioridad 2 y 14 de prioridad 3, con una columna para ir marcando a quién se había contactado.
Los seis de prioridad 1 eran, por tipo: un comprador de un grupo de residencias, la dirección de un grupo asistencial, un responsable de inversión pública, una fundación de cuidados con red de centros y dos empresas de teleasistencia. De estas dos se dijo algo que vale para todo el sector: no son competencia, son canal.
Se marcaron las horas a proteger (el primer café, la demo, la sesión de compra pública de innovación y el bloque donde estaba el comprador número uno) y los competidores presentes. Como la plataforma del evento no dejaba escribir a los asistentes, el plan B fue una base con email, LinkedIn y teléfono de los objetivos y los mensajes de solicitud de reunión ya redactados.
El método para los dos días
Una conversación de Claude abierta en el móvil con el listado dentro. Después de cada charla, en caliente, se le dicta lo que hay que enviar y lo envía en el momento. Nada de apuntarlo para el lunes: el seguimiento de feria del lunes es el que nunca se hace. Y quien acepte un café, se le invita en el stand.
Web, blog y SEO
Aquí había una sorpresa buena y dos fugas.
La sorpresa: la web tenía 220.000 impresiones en Google en tres meses que no se estaban convirtiendo. Las fugas: el formulario de contacto iba a una dirección genérica que la responsable comercial no recibía, y en Search Console había 1.260 páginas sin indexar y ningún vídeo indexado. Con ese volumen de impresiones detrás, cada día con el formulario roto eran leads que entraban y nadie veía. Se marcó como lo primero que había que arreglar, antes que cualquier otra cosa.
PageSpeed al 100
El 8 de octubre la web estaba en 85 de rendimiento y 83 de accesibilidad. Objetivo: 100 en todo, con accesibilidad real (tamaños de letra, descripciones en imágenes), pidiéndoselo a Claude sin pagar a nadie. Y un botón de WhatsApp Business por API en lugar del formulario.
La fábrica de posts, y por qué se atascó
Se entregó un playbook de publicación diaria con pilares, reglas y análisis previo de SEO y GEO (aparecer en las respuestas de ChatGPT, Claude o Perplexity). El objetivo era de 10 posts al día; la realidad fue más lenta:
- El blog estaba en un WordPress autoalojado que pedía contraseña de aplicación y permiso de desarrollo, y la red bloqueaba la conexión; se resolvió ajustando los dominios permitidos en Claude.
- A 8 de octubre había 6 posts de los 70 previstos, y la semana siguiente no avanzó: faltaba estandarizar prompt y formato.
- A 28 de octubre el blog ya funcionaba, y se entregó un lote de 6 posts en estructura de paraguas: un pilar y cinco satélites enlazados entre sí, con título, meta descripción, slug y preguntas frecuentes, como molde para los siguientes.
Lo que decide la velocidad no es escribir, es indexar. Google admite del orden de diez solicitudes de indexación al día por dominio, así que hace falta Search Console y una tarea recurrente que revise las páginas sin indexar, las corrija, las enlace y pida diez al día en Google y todas en Bing.
Cómo te busca un cliente
La sesión del 28 de octubre fue casi entera de SEO, y el ejercicio central fue sencillo: si la directora de una fundación de rehabilitación quiere un robot para su centro, ¿qué escribe en Google? No lo que la empresa cree que vende, sino lo que ella teclea. Del ejercicio salieron cuatro búsquedas: «robótica social para rehabilitación» (ya aparecían bien, y había que hacerla suya del todo), «nuevas tecnologías para niños con TEA» (la mejor de todas, una long tail que es exactamente como busca el cliente), «robots en servicios sociales» (sí) y «tecnología en servicios sociales» (demasiado abierta, no se pelea). De ahí salió el lote de posts sobre TEA. Y apareció un competidor directo que no tenían en el radar.
No hacen falta herramientas de pago: tres o cuatro búsquedas, mirar qué sale y pedirle a Claude que optimice la web para ellas. Y un espejo incómodo: mirar la home como alguien que no conoce la empresa y preguntarse si se entiende qué hace.
El iceberg del producto
En una sesión salió algo que nadie usaba en el copy: con el robot en una pantalla, el fin de semana los mayores de la residencia se mueven. Esa es la punta; debajo hay movilidad, interacción, conexión con la familia y el fin de semana cubierto cuando hay menos personal. Eso es lo que hay que contar, y de ahí salen temas que la gente busca de verdad.
Una web vertical para un público concreto
La web satélite se concretó en una web de nicho sobre la soledad no deseada, pensada no para quien la sufre sino para el técnico municipal que prepara un plan y busca soluciones, proveedores y ejemplos de otras ciudades. A 28 de octubre está pendiente: Gerard reconoció en la sesión que no la había hecho a tiempo y quedó como su prioridad.
CRM, seguimiento y embudo
El embudo, tal como es
Para que quedara claro dónde va cada lead: el discovery lo hace la responsable comercial, las demos las hacen dos terapeutas ocupacionales internas y la negociación la retoma la dirección. El seguimiento de los leads de campaña va antes del salto a la demo: si un lead frío llega a las terapeutas sin calentar, se cae. Más tarde se incorporó una persona de posventa, con la otra mitad del embudo: conversión, seguimiento, ampliaciones y activación.
El cuello de botella real: llamar
El 8 de octubre los 17 leads seguían sin llamar, con el teléfono de cada uno disponible: era lo único que frenaba el resultado. La regla: tres o cuatro emails y una llamada por lead, seguimiento desde Claude conectado al correo, y llamadas grabadas para sacar resúmenes y, de las buenas, casos para el blog.
El 13 de octubre llegó el hito pequeño que más nos gusta: la responsable comercial hizo su primer seguimiento automático desde Claude, sin escribir los correos uno a uno. Desde entonces, si un lead no encaja se descarta; si encaja, se le escribe hasta que conteste, con recordatorio. En esa fecha, con uno de los 17 ya había habido reunión, y en ayuntamientos y residencias había varios con encaje pendientes de revisar.
Un CRM dentro de Claude
Se dejaron de pasar hojas de cálculo. Gerard montó un tablero kanban con artifacts de Claude con los 22 leads de la plataforma de email dentro, en columnas por estado: estado, prioridad, siguiente paso, fecha y notas, con filtros por prioridad, segmento y vencidos. Lo que cambia la responsable comercial lo ve Gerard al momento. Es el sitio único: si está en el tablero existe; si no, no existe.
Para evitar líos de permisos se le pasó un kit de tres archivos (la página, el prompt para publicarla y un ejemplo de leads) para montarlo en su propia cuenta y ser la propietaria. El 28 de octubre se pidió añadir el enlace al hilo de correo de cada lead, el tamaño de empresa, una ficha de preparación de llamada, el embudo de posventa, una vista resumen y dos números que faltaban: cuánto cuesta cada demo y cuándo se prevé el cierre. Del mismo CRM sale, con un prompt, el informe de pipeline en PDF para inversores. Contamos cómo se monta en la guía del CRM en Claude con artifacts.
Fuera el CRM de pago
La renovación salía a 153 € al mes con dos asientos que limitaban base y envíos. Gerard opinó que ese dinero rinde más en captación, avisando de que en una due diligence un CRM casero puede no gustar; la decisión era de la empresa. El 28 de octubre se confirmó la baja: entre 5.000 y 7.800 € al año que se quedan dentro, según el cálculo de la sesión.
Newsletter, ferias y dormidos
La newsletter pasa a Resend (3.000 emails al mes gratis en su nivel de entrada), solo para registrados, con cuatro versiones por público y un lead magnet en la web para captar registros. Los leads de ferias se apuntan en una carpeta compartida con la conversación de cada uno. Y un prompt revisa el correo de los últimos tres años, saca los contactos dormidos y redacta su email de reactivación: unos 20 emails en una mañana que no se habrían enviado nunca.
Herramientas y piezas que se montaron
| Pieza | Para qué | Estado a 28 oct 2026 |
|---|---|---|
| Panel de proyecto con tareas por persona | Decisiones y próximos pasos; avisa a Gerard al marcar | En uso desde julio |
| Bases de centros, licitaciones y buyer personas | Segmentar y saber a quién escribir | Entregadas |
| Playbook y campañas de email frío desde Claude | Captación por segmento | Activas con tope diario |
| Sistema de envío propio | Envíos desde buzones de la empresa | Primer envío hecho |
| Hojas de eventos y del foro | Reuniones antes y durante los eventos | Usadas |
| Playbook de la fábrica de posts (SEO y GEO) | Publicación e indexación diaria | En uso |
| CRM kanban en Claude | Seguimiento de leads y reporting | En uso, con mejoras pedidas |
| Newsletter con registro y web vertical | Audiencia y tráfico propios | Pendientes |
Métricas y leads
Todas las cifras salen del panel del proyecto. Donde algo es un objetivo o está en marcha, lo decimos.
| Indicador | Dato | Qué significa |
|---|---|---|
| Sesiones y talleres | 7 sesiones y 2 talleres entre julio y octubre de 2026, más el trabajo del foro | Sesiones de 17 a 79 minutos; desde finales de septiembre, 20-30 minutos de avances y el resto ejecución |
| Contactos en el CRM de partida | 2.000-3.000, con un 80 % de direcciones genéricas | Base poco útil para vender |
| Bases de centros generadas | 499 hospitales, 2.266 clínicas, 576 pediatría, 7.437 colegios | Universo de cuentas por segmento |
| Contactos verificados listos para enviar | 713 (colegios y ayuntamientos) | Primera tanda sin riesgo para el dominio |
| Decisores en adjudicatarias | 29 personas en 12 empresas | Puerta a contratos públicos de servicios sociales |
| Primera campaña de email frío | 17 respuestas; 2.000 emails y 57 $ según la sesión del 29 sep, recontado en unos 1.000 emails y unos 30 € en la del 8 oct | De unos 3 $ a algo más de 1 € por lead, según el recuento |
| Campaña de residencias | 8 respuestas, 2 reuniones | Una no encajaba; la otra se celebró |
| Leads en el CRM | 22 | Leads de campaña con estado y siguiente paso |
| Demos nuevas en la semana del 28 oct | 3, una con un gran grupo internacional de residencias | Con unos 120 € gastados desde que se abrió la cuenta de email |
| Leads marcados «no interesado» a repescar | 45 | Pagados y muchos con teléfono; se revisan a mano |
| Sistema de envío propio | 219 enviados en el primer envío; 0,0089 € por email frente a 0,03 € | Respuestas entrando; sin cifra de resultados todavía |
| Impresiones en Google | 220.000 en tres meses | Tráfico que no se estaba convirtiendo |
| Páginas sin indexar | 1.260 | Indexación recurrente de 10 al día |
| PageSpeed (8 oct) | 85 rendimiento, 83 accesibilidad | Objetivo 100 en todo |
| Posts publicados | 6 de 70 a 8 de octubre; lote de 6 (pilar + 5 satélites) el 28 de octubre | El blog arrancó tarde |
| Foro de longevidad | 75 inscritos, 34 objetivos priorizados, 6 de prioridad 1 | Seguimiento posferia en curso |
| Ahorro por baja del CRM de pago | 5.000-7.800 € al año | Dinero que puede ir a captación |
Y los KPIs que se fijaron como objetivo mensual en el panel, a 28 de octubre todavía sin rellenar por el equipo: 400 leads cualificados nuevos al mes, 30 llamadas a decisores por semana, 6 reuniones con decisores al mes y 2 contratos firmados al mes. No damos esos objetivos por cumplidos, ni sabemos aún cuántas de las demos acabarán en contrato.
El panel no recoge, a fecha de octubre de 2026, contratos firmados atribuibles a este trabajo. Lo que sí recoge son respuestas, reuniones y demos nuevas con un coste muy bajo, y una máquina de captación que antes no existía.
Qué ha funcionado, qué no y qué aprendimos
Lo que ha funcionado
- Email frío corto y segmentado, con respuestas reales por decenas de euros.
- Muchos experimentos pequeños: de casi todo no sale nada, pero alguno hace palanca y ahí se mete la fuerza.
- Sesiones de ejecución, con 20-30 minutos de avances y el resto trabajando juntos.
- Tres preguntas cada semana: ¿se ha enviado algún email?, ¿se ha publicado algún post?, ¿hemos hablado con alguna adjudicataria?
- Que el equipo haga suyas las herramientas: el seguimiento automático, el CRM y el blog son del equipo.
Lo que no ha funcionado, o ha ido más lento
- Los accesos (tarjeta, WordPress, Search Console, plataforma del evento): cada uno frenó una o dos semanas.
- Llamar, el paso más humano y el que más se aplaza.
- El blog, que tardó un mes y medio en arrancar.
- Campañas que salieron solas por el piloto automático.
- La web vertical, retrasada por parte de Uniamos.
Y dos aprendizajes que se repiten en otros casos: mucho tráfico que no convierte es un problema, no un éxito; y los leads que el sistema descarta también se miran, porque muchos tienen teléfono y simplemente no les gustó el email.
Próximos pasos
A fecha de 28 de octubre de 2026, esto es lo que está abierto:
- Acceso completo a Search Console, revisión del sitemap, indexación de las páginas pendientes y PageSpeed al 100 en móvil y escritorio.
- Enlazar todos los posts en estructura de pilar y satélites, publicar el lote de TEA y mejorar los posts que ya traen tráfico.
- Montar la web vertical sobre soledad no deseada.
- Dejar el buzón genérico antes de final de noviembre, por una auditoría de seguridad.
- Repescar a mano los 45 «no interesados».
- Completar el CRM: coste por demo, fecha prevista de cierre, embudo de posventa y vista de resumen.
- Conectar la newsletter con registro y el lead magnet.
- Una campaña a distribuidores de productos para residencias en un mercado exterior de habla inglesa, aprovechando que la web ya está traducida.
- Rellenar los KPIs: leads, llamadas, reuniones y cierres de cada semana.
Qué puede copiar otra empresa del sector
Si vendes tecnología a residencias, colegios, ayuntamientos o centros de rehabilitación, esto es lo que se puede aplicar sin conocer este caso por dentro. No hay promesas de resultado: depende del producto, del mercado y, sobre todo, de que alguien llame.
- Separa prescriptor y decisor y haz la lista del cargo que firma en cada segmento.
- Entra en el sector público por quien gana los concursos.
- Newsletter solo a suscritos; el resto es email frío y va por otro canal.
- Email frío con decenas de euros, mensajes cortos y un segmento cada vez.
- Trabaja los eventos antes de ir y haz el seguimiento en caliente.
- Mira tus impresiones y adónde va tu formulario: puede que ya tengas tráfico y lo pierdas.
- Un solo sitio para los leads, aunque sea un tablero sencillo dentro de Claude.
Si quieres ver el formato de trabajo y precios de estas mentorías, están en qué incluye la mentoría y cuánto cuesta, y el resto de casos en el índice de casos de éxito.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura un acompañamiento de captación como este?
Este caso empezó en julio de 2026 y a finales de octubre seguía activo, con siete sesiones y dos talleres prácticos. No hay una duración fija: se trabaja por sesiones semanales o quincenales y se revisa cada mes si sigue compensando.
¿Qué tiene que poner la empresa de su parte?
Accesos (correo, web, Search Console, LinkedIn, herramientas de envío), una persona que llame y haga seguimiento, y un pequeño presupuesto para pruebas de email frío. Sin alguien del equipo que ejecute, ninguna lista ni campaña se convierte en reuniones.
¿Hacéis vosotros las llamadas comerciales?
No. Preparamos bases de datos, segmentos, mensajes, campañas, CRM y contenido, y a veces nos sentamos con el equipo a llamar, pero la conversación comercial y el cierre son de la empresa.
¿Se pueden esperar ventas en el primer trimestre?
En sectores con ciclos largos, como residencias, colegios u hospitales, lo realista en los primeros meses es pasar de cero a respuestas, reuniones y demos. Los contratos llegan después, y no prometemos ni plazos ni cifras.
¿Es necesario pagar herramientas caras de CRM o de SEO?
No para empezar. En este caso el seguimiento se lleva en un CRM montado dentro de Claude y el análisis de búsquedas se hizo a mano con Google y Claude. Las herramientas de pago se valoran cuando el volumen lo justifica.
¿Cómo protegéis los datos de contacto que se generan?
Las bases con datos de personas no se publican en el panel del proyecto: se comparten por una carpeta con permisos. Los emails que no constan en fuente pública van vacíos y los de fuente secundaria van marcados.
¿Lo vemos en 30 minutos?
Sin compromiso y sin presentación comercial: miramos qué necesita tu equipo y te decimos por dónde empezaríamos, o si todavía no merece la pena.