Compras, stock y merma en una fabrica de aluminio y vidrio: como usar IA sin inventarse los numeros

En una fabrica de fachadas, ventanas o vidrio, compras es donde se decide el margen y donde peor documentado esta todo: el precio del perfil es de hace cuatro meses, el plazo del vidrio importado no lo confirmo nadie, la proforma vive en el correo de una persona y la merma aparece al cerrar el ano. Esta guia recorre el ciclo completo con IA, sin prometer porcentajes de ahorro que solo se pueden medir en tu propia fabrica.

El agujero de compras en una fabrica de aluminio y vidrio

En una fabrica de fachadas, ventanas o vidrio templado, compras es el area donde se decide el margen y la que peor documentada esta. El presupuesto se hizo con un precio de perfil de hace cuatro meses, el vidrio se pidio a un suplidor del exterior con un plazo que nadie confirmo, la proforma vive en el correo de una persona, y la merma se descubre al final del ano cuando el inventario no cuadra y alguien decide que "es lo normal en este negocio".

Hay tres sintomas que se repiten y que puedes verificar hoy mismo. Primero: nadie sabe decir en dos minutos cuantos pedidos al exterior estan en transito y en que fecha llegan. Segundo: cuando un jefe de proyecto pregunta si hay perfil suficiente para una obra, la respuesta es "creo que si" seguida de una vuelta por almacen. Tercero: si preguntas que porcentaje de vidrio se pierde entre lo comprado y lo instalado, nadie tiene el numero; hay opiniones.

Proformas y pedidos al exterior: el ciclo real y donde se pierde

El ciclo de una compra de importacion en este sector tiene mas estados de los que la mayoria de empresas registra. Se pide cotizacion, llega una proforma, se negocia, se aprueba, se paga un anticipo, se confirma produccion, se embarca, se emite documentacion, llega a puerto, se desaduana, entra a almacen y se concilia con la factura. Trece estados. En la mayoria de fabricas solo se registran dos: "pedido" y "llego".

El primer paso no es automatizar: es darle un identificador a cada pedido y una sola ficha donde vivan todos sus documentos. Un codigo tipo PI-2026-041 que aparezca en la proforma, en la orden, en el correo, en el archivo del albaran y en el nombre de la carpeta. Suena trivial y es la diferencia entre poder reconstruir una compra y no poder.

Aqui la IA aporta algo muy concreto desde el primer dia: lee la proforma en PDF o en imagen y extrae proveedor, moneda, incoterm, condiciones de pago, plazo de produccion, lineas con referencia, cantidad, precio unitario y total. Esa extraccion se vuelca a una ficha y a una hoja, y deja de haber que teclear. Si el proveedor manda la proforma por correo, el flujo empieza en el propio buzon de compras.

Un detalle que ahorra discusiones caras: registra el incoterm como campo, no como nota. Un precio FOB y uno CIF no se comparan, y media empresa se ha equivocado alguna vez comparando dos ofertas que no incluian lo mismo. La referencia oficial de los terminos esta en las reglas Incoterms de la Camara de Comercio Internacional.

Comparar ofertas: la tabla que nadie tiene tiempo de hacer

Cuando llegan tres ofertas de vidrio o de perfil, la comparacion honesta exige llevarlas todas al mismo terreno: misma moneda, mismo incoterm, mismo plazo, mismo tratamiento de minimos y de embalaje. Eso son cuarenta minutos de hoja de calculo, y por eso casi nunca se hace: se compara el precio unitario y se decide.

Este es un trabajo que la IA hace bien porque es tedioso y estructurado. Le pasas los tres PDF y te devuelve una tabla normalizada, con las diferencias marcadas y con las preguntas que habria que hacerle a cada proveedor antes de decidir.

La IA normaliza y senala; no decide. El criterio de adjudicacion sigue siendo de compras, porque hay factores que no estan en el papel: el historial de cumplimiento de ese suplidor, la facilidad para reclamar, la capacidad de reaccion ante un pedido urgente. Eso si, todos esos factores se pueden registrar, y en dos anos de registro se convierten en un dato mejor que cualquier intuicion.

Control de plazos de importacion: hitos, no fechas de esperanza

Una fecha de llegada sin hitos intermedios es una esperanza. Cuando el unico dato que tienes es "llega en ocho semanas", no te enteras del retraso hasta la semana ocho, que es justo cuando ya no puedes hacer nada. El control de plazos consiste en partir el trayecto en hitos verificables y preguntar por cada uno.

El trabajo de la IA aqui es doble. Primero, leer los documentos que van llegando por correo y actualizar el hito correspondiente sin que nadie teclee: un documento de transporte actualiza la fecha de embarque, un aviso de llegada actualiza el puerto. Segundo, vigilar los silencios: si un hito deberia haber ocurrido y no hay evidencia, genera el aviso y hasta el borrador del correo de seguimiento al proveedor o al agente.

Y una regla de higiene: la fecha que se comunica a produccion y a obra no es la que dice el proveedor, es la del ultimo hito confirmado mas el transito historico real de ese proveedor y esa ruta. Si registras plazos durante un ano, esa diferencia entre lo prometido y lo cumplido se convierte en el mejor argumento de negociacion que vas a tener. Las reglas y tramites de importacion varian por pais: esto no es asesoria legal ni aduanera, confirma siempre con tu agente y con la autoridad local, cuya referencia internacional es la Organizacion Mundial de Aduanas.

Leer facturas y albaranes para cuadrar cantidades

El punto donde se escapa dinero sin que nadie lo vea es la conciliacion entre tres documentos: lo que pediste, lo que te enviaron y lo que te facturaron. En teoria coinciden. En la practica, en un sector con caballetes de vidrio, perfiles por barras y accesorios por cajas, casi nunca coinciden del todo.

La IA hace aqui un trabajo de cotejo que a una persona le lleva horas: extrae las lineas de la orden, del albaran y de la factura, las empareja por referencia y descripcion aunque esten escritas distinto, y devuelve solo las diferencias, con su importe. Lo que coincide no se mira; lo que no, se revisa.

Dos cautelas. La primera: este cotejo propone, no aprueba. Una diferencia detectada abre una reclamacion o una nota de credito que firma una persona. La segunda: mide el acierto del cotejo antes de fiarte, con una muestra de veinte pedidos comprobados a mano; si la extraccion falla con un proveedor concreto porque su formato es endiablado, se trata aparte y no se contamina el resto.

Cuando el volumen crece, este cotejo debe vivir junto al ERP, no en paralelo: el resultado es un apunte de recepcion y una incidencia de compra en Odoo o en el sistema que uses, no un correo mas. El patron de conexion esta en ERP e IA: los huecos entre procesos.

Merma de vidrio y de perfil: que es y por que casi nadie la mide

Merma es la diferencia entre el material que compras y el material que acaba instalado y cobrado. Suena simple y no lo es, porque en aluminio y vidrio la merma tiene al menos cinco origenes distintos, y cada uno se corrige de una forma diferente.

• Merma de despiece. El retal inevitable al cortar barras de 6 metros o al despiezar una plancha de vidrio. Se reduce optimizando el corte y agrupando pedidos.
• Merma de proceso. Roturas en templado, rechazos por burbujas o delaminacion, perfiles danados en lacado o en mecanizado.
• Merma de manipulacion y transporte. Golpes en fabrica, en carga, en camion o en la subida a obra.
• Merma de error. Medidas mal tomadas, piezas fabricadas con la cota equivocada, cambios de proyecto despues de cortar.
• Merma administrativa. Material que existe pero que el sistema no encuentra: mal ubicado, mal etiquetado o registrado en la obra equivocada.

Casi nadie la mide por tres razones muy humanas. Porque exige registrar el fallo justo cuando alguien acaba de cometerlo. Porque el retal se acumula en un rincon y no genera ningun apunte. Y porque, si no se ha medido nunca, el primer numero siempre parece malo y nadie quiere ser el primero en ensenarlo.

Esa tercera razon es la importante, y conviene desactivarla desde el dia uno con una regla explicita: los primeros noventa dias de medicion no se usan para evaluar a nadie. Se usan para saber donde estamos. Si el equipo intuye que el primer dato va a servir para senalar a un responsable, el dato llegara maquillado y habras gastado tres meses en construir una mentira ordenada.

Como medir la merma desde cero: datos minimos y primeros 90 dias

Si hoy no mides nada, la tentacion es disenar el sistema perfecto. No lo hagas: empieza por la version minima que produce un numero defendible, y amplia cuando el habito exista.

El plan de los primeros noventa dias, semana a semana, es mas o menos este. Semanas 1 y 2: define familias de material y lista de motivos de rechazo, entre ocho y doce motivos cerrados, ni uno mas. Semanas 3 a 6: registro manual en una sola linea de produccion o en dos obras piloto, sin ampliar. Semanas 7 a 10: primeros calculos, deteccion de datos que faltan y correccion del formulario. Semanas 11 a 13: primera lectura por familia, revision con taller y obra, y decision de que se amplia.

La captura se hace donde ocurre el hecho, no en una oficina. En taller, con un formulario corto en una tablet o incluso en papel que alguien pasa al final del turno. En obra, dentro del parte diario que ya se manda por WhatsApp, anadiendo una linea de rotura con motivo, tal como describimos en partes de obra por WhatsApp con IA. La IA convierte esos mensajes y formularios en filas limpias; lo que no puede hacer es inventar el registro de una rotura que nadie declaro.

Analisis de merma: las preguntas que el dato responde

Tres meses de registro no dan una verdad absoluta, pero dan algo que hoy no tienes: capacidad de ordenar los problemas por tamano. Las preguntas que el dato empieza a responder son concretas.

• Que familia de material concentra mas merma en valor, no en unidades. Un 3 por ciento de vidrio de control solar pesa mas que un 12 por ciento de perfil de remate.
• En que momento se produce: corte, mecanizado, templado, almacen, transporte o montaje en obra.
• Que tipologias de proyecto se comportan peor. Muchas veces la respuesta es "las obras con muchas tipologias y series cortas", y eso es informacion comercial, no solo de produccion.
• Si la merma de error se concentra aguas arriba, en la toma de medidas, que es donde mas barato sale corregirla.

Aqui la IA sirve para dos cosas. Una, hacer el analisis sin que nadie monte tablas dinamicas: le pasas el historico y le pides el desglose por familia, por momento y por obra, con el valor economico y no solo el porcentaje. Dos, redactar la lectura para el comite con las tres o cuatro conclusiones mas solidas y, sobre todo, con lo que el dato no permite afirmar todavia.

Optimizacion de despiece con IA como asistente, y sus limites

Conviene ser claro con esto, porque es donde mas exageracion hay en el mercado. El corte optimo de barras y de planchas es un problema matematico clasico de aprovechamiento, y los programas especializados de nesting y de optimizacion de corte llevan decadas resolviendolo mejor que cualquier modelo de lenguaje. Si tu volumen lo justifica, la herramienta correcta es un optimizador, no una IA conversacional.

Dicho eso, hay un espacio real donde la IA aporta y que esta casi siempre vacio. Es el trabajo alrededor del optimizador:

• Preparar la entrada. Convertir listas de medidas que llegan en PDF, en correos o en hojas desordenadas al formato exacto que el optimizador necesita, detectando duplicados y medidas imposibles.
• Agrupar pedidos. Proponer que obras o lotes conviene cortar juntos por compartir perfil, color o espesor, que suele mejorar el aprovechamiento mas que afinar el algoritmo.
• Usar el retal existente. Cruzar la lista de cortes pendientes con el inventario de retal y proponer que piezas salen de retal en lugar de barra nueva. Esto exige que el retal este medido y etiquetado.

Los limites hay que decirlos igual de claro. Un modelo de lenguaje no garantiza el optimo de un problema de corte y puede equivocarse en aritmetica si se le deja calcular libremente; para cualquier calculo de aprovechamiento debe ejecutar codigo o llamar al optimizador, no estimar. Tampoco conoce tus restricciones fisicas reales, como el sentido de la veta, los limites del horno de templado o el espesor de hoja de sierra, salvo que se las escribas como reglas explicitas. Y nunca debe mandar a taller un plan de corte sin revision humana: un error aqui no es un dato mal puesto, es vidrio roto.

Inventario en fabrica y en obra

El inventario de una fabrica de fachadas tiene una particularidad que rompe los sistemas estandar: una parte importante del material no esta en la fabrica. Esta en un contenedor en obra, en un andamio, en un almacen provisional que la constructora presto, o en un caballete que lleva tres semanas en un sotano. Contablemente es tuyo; operativamente nadie sabe donde esta.

La consecuencia es doble y cara: se vuelve a comprar material que ya existe, y al cerrar la obra queda un sobrante que nadie devuelve ni registra, que acaba siendo merma administrativa. El arreglo no es un sistema mas sofisticado, es una regla simple: todo material que sale de fabrica tiene destino y responsable, y todo material que sobra al cerrar una obra tiene un movimiento de retorno, aunque sea a mano.

• Ubicaciones reales, no teoricas. Incluye "obra 118 contenedor" como ubicacion valida en el sistema, porque existe.
• Conteo por foto. El encargado manda una foto del caballete o del pallet con la referencia visible y la IA registra la existencia y la fecha. No es un inventario perfecto, es infinitamente mejor que nada.
• Cierre de obra con sobrante. Ningun proyecto se cierra sin una linea que diga que quedo y donde fue.

La IA encaja bien en la parte de captura y de conciliacion: leer fotos de etiquetas, convertir conteos escritos a mano en filas, comparar el conteo con el saldo teorico del ERP y devolver solo las diferencias relevantes por valor. El registro maestro de existencias debe seguir viviendo en el ERP, por ejemplo en el modulo de inventario de Odoo; lo que la IA cubre es el hueco entre lo que pasa en el taller o en la obra y lo que el ERP llega a saber. La parte de movimientos y rutas la tratamos tambien en logistica.

Panel de compras con alertas de material critico

Todo lo anterior solo sirve si alguien lo mira. Y nadie mira siete hojas de calculo. El entregable que hace util el resto es un panel de compras con muy pocas cosas y con alertas que interrumpen cuando toca.

Material critico es el que, si falta, para una obra: el vidrio especial con doce semanas de plazo, el perfil de un color no estandar, el herraje que solo hace un fabricante. Esos no se vigilan por stock minimo, se vigilan por fecha de necesidad en obra menos plazo de reposicion. Si la fecha de pedido teorica ya paso, la alerta debe existir hoy, no cuando el almacen se vacie.

Tecnicamente no hace falta gran cosa para empezar: una hoja en Google Sheets o en Excel alimentada por los flujos de extraccion, y una vista en Looker Studio, Power BI o Airtable. La orquestacion, con n8n, Make o Zapier. Lo dificil nunca es la herramienta: es decidir los seis bloques y respetarlos. El criterio de diseno esta en paneles y analitica.

Antes y despues del proceso

Ninguna de estas filas promete un porcentaje. Lo que promete es visibilidad, que es la condicion previa para cualquier ahorro. Si quieres cuantificar el efecto, define antes de empezar dos o tres indicadores propios, mide tres meses en frio y vuelve a medir seis meses despues con el mismo metodo. Los candidatos razonables son el porcentaje de merma por familia, el numero de compras urgentes por falta de material y el importe de diferencias detectadas en conciliacion.

Errores tipicos y trucos de compras

Errores que se repiten

• Medir la merma para buscar culpables. El dato llegara maquillado y habras perdido tres meses.
• Lista de motivos abierta. Si el motivo de rechazo es texto libre, tendras cien motivos y ningun analisis.
• Comparar ofertas sin normalizar el incoterm. Es el error mas caro y el mas comun.
• Confiar en la fecha del proveedor. Sin hitos intermedios, el retraso se descubre cuando ya no hay margen.
• Dejar que la IA calcule aritmetica libremente. Para cualquier cifra debe ejecutar codigo o llamar al optimizador.
• Cerrar obras sin registrar el sobrante. Es la fabrica de merma administrativa.
• Creer que la IA sustituye al optimizador de corte. No lo hace, y presentarlo asi quema el proyecto.

Trucos que funcionan

• Un codigo de pedido en todo. En la proforma, el correo, la carpeta y el nombre del archivo.
• Guarda las ofertas perdedoras. En seis meses tienes una serie de precios de mercado por referencia.
• Foto de la etiqueta. Es la forma mas barata de registrar recepciones y retal sin teclear.
• Doce motivos, ni uno mas. Una lista corta se usa; una larga se contesta al azar.
• Dia fijo de retal. Media hora semanal midiendo y etiquetando vale mas que un proyecto de inventario.
• Cuenta regresiva de material critico. El panel muestra dias hasta la fecha limite de pedido, no stock.
• Pregunta por el dato que falta. Antes de analizar, pide a la IA que liste que datos faltarian para responder bien.

Como se implementa con Uniamos

Proyecto cerrado

Se define un entregable concreto con alcance escrito: el sistema de compras, stock y merma. Incluye la ficha de pedido con codigo unico, la extraccion automatica de proformas, facturas y albaranes, el cotejo a tres vias, el seguimiento por hitos de importacion con avisos, el registro minimo de merma con su lista de motivos, el inventario con ubicaciones de obra y el panel de compras con alertas. Precio cerrado orientativo desde USD 1.500 y hasta unos USD 4.500 segun alcance, ejecutado en uno a tres meses, con puesta en marcha y formacion para que el equipo lo mantenga.

Paquetes de horas de acompanamiento y formacion

Son 5, 10 o 20 horas repartidas en sesiones de una a dos horas por semana durante varias semanas. En cada sesion se trabaja sobre un proceso real de tu empresa, se dejan tareas para la semana y se revisa lo hecho en la siguiente. El minimo son 5 horas. Todo el seguimiento vive en un panel del cliente con resumen de cada sesion, acciones por persona, documentos creados y enlaces. Las sesiones se graban y se entrega la minuta.

La filosofia es ensenar a pescar: que en tres meses tu equipo sepa hacerlo sin nosotros. No vendemos licencias; tu empresa contrata su propia cuenta, preferiblemente una cuenta de equipo con un correo generico para que todos accedan sin depender de una persona, y se optimiza el gasto. A septiembre de 2026 los planes se consultan en la pagina de precios de Claude y el consumo por API en la plataforma para desarrolladores; confirma siempre en su web, porque cambian. No existe ninguna certificacion oficial de Anthropic: desconfia de quien te la venda.

Lo que no hacemos: implantar ni sustituir tu ERP. El ERP es el sistema macro y debe seguir siendolo; la IA cubre lo que el ERP no cubre y se conecta por API. Sobre privacidad, cuando la empresa no quiere que las condiciones de compra o los precios de proveedor salgan, se trabaja con los archivos en local y se limita lo que se sube. El mapa completo de procesos esta en la guia pilar de IA para empresa industrial, y el detalle formativo en formacion en IA con Claude.

Que hacer esta semana

1. Haz las tres preguntas de control. Cuantos pedidos al exterior estan en transito y cuando llegan; si hay perfil suficiente para la obra que empieza en tres semanas; que porcentaje de vidrio se pierde entre compra e instalacion. Anota cuanto se tarda en responder.
2. Crea el codigo de pedido. Un formato unico tipo PI-2026-041, aplicado desde hoy a todo pedido nuevo, en carpeta, correo y documento.
3. Abre un buzon unico de compras. Que todas las proformas, facturas y albaranes entren por ahi. Es la entrada de cualquier automatizacion futura.
4. Escribe la lista de motivos de rechazo. Entre ocho y doce, cerrada, consensuada con taller y obra.
5. Elige la linea piloto. Una linea de produccion o dos obras donde medir merma noventa dias, con la regla explicita de que no se usa para evaluar a nadie.
6. Normaliza tres ofertas a mano. Coge las ultimas tres de una misma referencia y llevalas al mismo incoterm y moneda. Veras que la barata no siempre era la barata.
7. Cuenta el retal una vez. Media hora en el rincon del retal, midiendo y etiquetando. Ese numero suele ser la mejor motivacion para lo demas.

Si prefieres no empezar solo, estos siete pasos son exactamente el contenido de las primeras sesiones de un paquete de 5 horas, y encajan con lo que trabajamos en automatizacion de procesos. Escribenos desde contacto con las respuestas a las tres preguntas de control: con eso se decide en media hora si tu caso es proyecto cerrado o paquete de horas.

Preguntas frecuentes

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